Overstappen naar software voor autopoetsbedrijven en detailers: wat het je aan werk kost
De afspraken staan in WhatsApp, de papieren werkbon raakt zoek of wordt vies en haalt de administratie nooit, en op zondagavond zit je alles over te typen tot er een factuur staat. Overstappen betekent dat je dat kladje opgeeft en je diensten, je pakketten en je prijzen één keer vastlegt. Je klanten en je auto's hoef je daarvoor niet één voor één over te typen, en je klantrelaties en dealerafspraken blijven van jou.
Wat je opgeeft, en wat je één keer invult
Eerst de helft die werk is: je geeft het kladje op. Klant, auto en opdracht leg je digitaal vast op het moment dat ze gebeuren. Je diensten, je pakketten en je prijzen zet je vooraf in het systeem. Dat inrichten gaat in zes schermen: diensten, pakketten, inname, team, overzicht, klaar. Lukt een scherm nu nog niet, kies dan ‘Later doen’. Wat je al had ingevuld, wordt als concept bewaard, en je bent terug op je dashboard. Kom je terug, dan begin je waar je gebleven was. Later iets aanpassen doe je via ‘Inrichting bijwerken’; een tweede ronde werkt bij en gooit niets weg. Hoe klant, auto en opdracht daarna bij elkaar blijven, lees je op de pagina over het CRM.
Je klanten en auto's hoef je niet één voor één over te typen
Klanten en voertuigen komen in één keer binnen uit een spreadsheet. Je downloadt een sjabloon met de juiste kolommen, vult het in en uploadt het. Voordat er iets wordt geïmporteerd, wordt elke regel gecontroleerd.
Het sjabloon is een .xlsx-bestand met de kolomkoppen erin; ingevuld upload je het als .xlsx of als .csv
Voor een klant is alleen de naam verplicht; type, e-mail, telefoon, KvK, btw-nummer, adres, debiteurnummer, factuur-e-mail en betaaltermijn zijn aanvullend
Voor een auto is alleen het kenteken verplicht; merk, model, bouwjaar, kleur, carrosserie en de klant zijn aanvullend
Per regel zie je of hij klopt. Goede regels gaan erin; foute regels worden overgeslagen met de reden erbij — naam ontbreekt, ongeldig e-mailadres, ongeldig kenteken, klant niet gevonden
Dubbele regels worden overgeslagen
Ontbrekend merk en model laat je via RDW aanvullen. Typ je later een kenteken of VIN in, dan komen merk en model uit diezelfde RDW-gegevens
Je klanten en je dealerafspraken blijven van jou
De klantrelatie en de afspraak met een dealer zijn altijd van jouw bedrijf. De koppeling met een dealer is exclusief. Er staat geen ander bedrijf in het scherm van die dealer.
Wat je één keer invoert, loopt door tot de factuur
Je klant krijgt de offerte via een deellink en accepteert hem zonder account. Daarop ontstaat de werkbon, met precies de werkzaamheden die hij koos, en de opdracht staat op je planbord te wachten tot je hem een dag geeft. Factureren is daarna één handeling op die geaccepteerde offerte: de bedragen worden overgenomen, er valt niets over te typen. Meerwerk zet je met een prijs erbij in de werkbon. Het gaat naar de klant of de dealer om goed te keuren; wie dat is, volgt uit de opdracht en kies je niet zelf. Het telt pas na akkoord mee op de factuur. Fotografeer je het kenteken met je telefoon, dan vult het dossier zich. Per werkzaamheid loopt een eigen timer, niet één voor de hele auto. In de rapportage zie je waar de uren heen gingen tegenover je calculatie, en loopt werk structureel meer dan 10% over de calculatie, dan signaleert het systeem dat. De offerte, de planning en de werkbon hebben elk hun eigen pagina. Onze eigen schatting is dat dit je minimaal een uur per week scheelt. Gemeten is dat niet. Het inrichten zelf, die zes schermen, schatten we op ongeveer 10 minuten; ook dat is een schatting en geen meting.
Niet één voor één. Je downloadt een sjabloon, vult je klanten en auto's in en uploadt het als .xlsx of .csv. Elke regel wordt vóór het importeren gecontroleerd; foute regels worden overgeslagen met de reden erbij. Ontbrekend merk en model laat je via RDW aanvullen.
Kan ik halverwege stoppen en later verdergaan?
Ja. Op elk scherm behalve het laatste staat ‘Later doen’: je werk wordt als concept bewaard en je gaat terug naar je dashboard. Kom je terug, dan begin je waar je gebleven was. Via ‘Inrichting bijwerken’ pas je later aan wat je wilt, en overslaan gooit nooit gegevens weg.
Wat moet ik invullen voordat ik mijn eerste offerte kan sturen?
Per dienst je niveau, je werkzaamheden, je uurtarief en je opties; een pakket is de som van die regels. Het systeem rekent er een prijsadvies bij uit: de tijd die het werk kost maal je tarief. Dat is een advies, geen vastgelegde prijs — je eigen bedrag blijft je eigen bedrag.
Blijven mijn klanten en mijn dealerafspraken van mij?
Ja. De klantrelatie en de afspraak met een dealer horen altijd bij jouw bedrijf. En met die dealer heb je een exclusieve koppeling: geen ander bedrijf staat in zijn scherm.
