CRM voor autopoetsbedrijven en detailers: klant, auto en opdracht
De afspraken staan in WhatsApp, de werkbon ligt op papier ergens in de werkplaats en de agenda weet niet welke auto er morgen nog staat. Rijdt diezelfde auto er opnieuw binnen, dan zoek je op drie plekken wat je destijds hebt gedaan. ProCarLink houdt de klant, zijn auto en de opdracht op één plek vast, in de volgorde van het werk: offerte, planning, werkbon, factuur.
Wat er aan die auto is gedaan, staat bij die auto
CRM betekent hier: een klant met auto's, en een auto met een verleden. Staat diezelfde auto er later weer, of meldt zich iemand die hem inmiddels heeft gekocht, dan is na te zoeken wat eraan is gedaan, wanneer, en wie het heeft gedaan.
Een klantenlijst met per klant een eigen scherm
Een voertuigenlijst met per auto de laatste opdracht van je bedrijf — wat daarvóór is gebeurd, staat bij de auto zelf
De foto's van vóór en na staan bij de opdracht zelf, dus je vindt ze via de auto en niet in iemands telefoon
Waar je uren heen gaan, en hoeveel er in een dag passen
Elke regel op de werkbon heeft zijn eigen timer, en dus zijn eigen gemeten tijd — geen klok over de hele auto. Wat er gemeten is, komt in de rapportage naast wat je had gerekend. Dat levert twee signalen op die op elkaar lijken en niet hetzelfde betekenen.
Eén opdracht die meer dan 10% uitloopt: bij het afronden krijg je een voorstel voor meerwerk, met een prijs erbij. De klant of de dealer keurt het goed; zonder dat akkoord komt het niet op de rekening
Eén pakket dat over de laatste uitvoeringen meer dan 10% boven je calculatie blijft: dan ligt het niet aan die ene auto. Je calculatie is te krap, en het systeem stelt voor hem aan te passen
Vooruitkijken kan ook: het planbord laat per dag zien hoeveel uur er beschikbaar is, afwezigheid meegerekend, en meldt het wanneer een dag vol loopt
Particulier werk en dealerwerk, zonder tweede administratie
Je rijdt voor particulieren én voor een dealer, en dat hoeft geen twee systemen te zijn. De particulier krijgt een rekening per opdracht. De dealer krijgt over de afgesproken periode één verzamelfactuur, waarop elke auto met zijn kenteken en zijn behandeling staat. De afspraak met die dealer is van jullie tweeën. De tarieven die jullie afspreken liggen vast bij die dealer en rekenen vanzelf mee, en de koppeling is exclusief: in het scherm van die dealer staat geen andere detailer. Wat er verder bij dealerwerk komt kijken, staat op de pagina daarover.
Van offerte tot factuur, één keer invoeren
Een offerte bouw je uit pakketten en keuzeopties. Je klant krijgt er een link naartoe, vinkt aan wat hij wil en gaat akkoord; inloggen hoeft niet. Zodra hij dat doet, staat de opdracht er met alleen de werkzaamheden die hij heeft gekozen, klaar om een dag te krijgen. Vanaf dat punt loopt de opdracht door tot de factuur zonder dat iemand onderweg een lijst overtypt. Elk van die stappen heeft ook een eigen pagina; die staan onder aan deze.
De planning: een auto die staat uit te harden houdt zijn plek bezet
De vloer: een scherm bij de auto, met de checklist erop en de timers die lopen
Het slot: de opdracht gaat pas dicht als de opleverchecklist rond is, en daarna volgt de factuur
Is dit een CRM of een systeem voor mijn werkplaats?
Allebei, en dat is het punt. Aan de ene kant de klant, zijn auto's en wat er met elke auto is gebeurd; aan de andere kant diezelfde opdracht op de vloer, op het scherm bij de auto waar je afvinkt en de tijd bijhoudt. Het is één en dezelfde opdracht; waar je hem opent bepaalt alleen wat je ervan ziet.
Kan ik particulier werk en dealerwerk in hetzelfde systeem doen?
Ja. Dat is hier de normale gang van zaken: het verschil zit in de klant, niet in een tweede administratie. Aan de klantsoort hangt hoe er gefactureerd wordt — per opdracht, of gebundeld over een periode — en de tarieven die je met een dealer hebt afgesproken liggen bij die dealer vast en rekenen vanzelf mee.
Moet mijn klant een account aanmaken om een offerte te accepteren?
Nee. Hij krijgt een link met een eigen token en kan daarmee meteen kiezen en akkoord geven; een wachtwoord of een account komt er niet aan te pas.
Wat moet ik veranderen aan hoe ik nu werk?
Je richt je bedrijf in via zes schermen: diensten, pakketten, inname, team, overzicht en klaar. Een scherm dat je nu nog niet kunt invullen sla je over met ‘Later doen’, en met ‘Inrichting bijwerken’ kom je er later op terug. Het is geen eenmalige wizard die je in één keer goed moet doorlopen.
